Könnyebbé és egyszerűbbé válik az iratok, okiratok (pl. számlák) elektronikus megőrzése, 2018. július 1-jén hatályba lép a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet (továbbiakban: Rendelet).

Ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, akkor – főszabály szerint – az irat, okirat (pl. számla, számlával egy tekintet alá eső okirat) elektronikus úton való megőrzését a Rendelet szerint kell teljesíteni. Az elektronikus dokumentumot a megőrzési kötelezettség végéig védeni kell a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen és biztosítani kell, hogy értelmezhetősége, olvashatósága megmaradjon. A megőrzésre kötelezett hatáskörébe tartozik annak meghatározása, hogy e követelmények teljesítéséhez milyen módszert alkalmaz.

A Rendeletben nevesített módszerek legfontosabb változásai – a korábbi szabályozáshoz képest – a következők:

• Jelentős könnyítés jelenik meg a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentumok tekintetében, mivel a jogszabály nem írja elő az időbélyegző kötelező használatát.
• Zárt rendszerű megőrzésnél a továbbiakban nem elvárás az akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány. A jogszabály meghatározást tartalmaz az archiválási rendszer kialakítására, annak dokumentációjára, és olyan keretszabályt határoz meg, amely a felelősségi köröket is meghatározza, valamint elvárja a rendszer alapos dokumentálását.
• Újként jelenik meg az online számla adatszolgáltatási rendszer alkalmazásával megvalósítható archiválási módszer, amelynek előfeltétele, hogy a számla kiállítója a számlázó programból teljesített adatszolgáltatásában adja meg az elektronikus számla hash kódját. 2018. július 1-jétől ez a megoldás belföldi áfaalany kapcsolatokban alkalmazható (mivel pl. nem áfaalany magánszemély számára kiállított számláról, számlával egy tekintet alá eső dokumentumról nem szabad adatot szolgáltatni). Fontos hangsúlyozni, hogy az elektronikus dokumentum megőrzésének kötelezettsége ebben az esetben is megmarad adóalanyi kötelezettségként, az adóhivatali rendszerbe továbbított adat kizárólag az adóalany által megőrzött elektronikus dokumentum adattartalmának hitelességét tudja garantálni.